November 17, 2020

Planning de vos salles de réunion : 5 raisons de le digitaliser

planning en ligne gratuit pour gérer les salles de réunion

Avec internet les clients ont pris l'habitude d'avoir accès à de nombreux services en ligne. Que ce soit la disponibilité d'un produit ou d'un service, la possibilité de commander ou réserver en ligne. Ces règles s'appliquent également pour les gestionnaires de salles de réunion, et pour cela il vous faut un planning en ligne !

1 - Votre planning est avec vous, où que vous soyez !

Lorsque vous optez pour un planning en ligne afin de gérer les réservations de vos salles de réunion, vous pouvez le consulter partout. Contrairement à votre planning papier que vous possédez en unique exemplaire et que vous pouvez égarer à tout moment, le planning en ligne sera toujours présent pour vous.

Les données de votre planning sont sauvegardées et mises à jour en temps réel. Vous pouvez les consulter depuis votre ordinateur ou votre téléphone, que vous soyez à votre bureau, dans le métro, ou sur votre canapé.

2 - Facilitez la communication avec vos clients et les plateformes.

Une fois que votre planning est accessible en ligne, vous simplifiez la communication avec vos clients et les plateformes de location de salles (Neo-nomade, OfficeRiders, ChooseAndWork, Bird-Office...). En effet, ces derniers peuvent connaitre les disponibilités de vos salles de réunion en temps réel. Ainsi, vous n'avez plus besoin de décrocher le téléphone ou répondre à un email pour valider une réservation.

De plus, vous pouvez communiquer l'ensemble des services présent dans votre salle de réunion (rétroprojecteur, lumière du jour, wifi, café, etc...). Cela permet de réduire le nombre de demande d'informations que vous recevez quotidiennement et de rassurer votre client sur le bon déroulement de sa réunion dans votre établissement.

3 - Gagnez du temps et réduisez les annulations de dernières minutes

Un des principaux avantages d'un planning en ligne est de permettre à vos clients de réserver directement sur votre site internet. En effet, les disponibilités de vos salles de réunion sont accessibles 24h/24, 7j/7. Donc un client qui souhaite réaliser une formation, un coaching, une réunion d'équipe, se connecte sur votre site internet et réserve en totale autonomie votre salle. Vous n'avez plus qu'à lui réserver le meilleur accueil le jour de sa réservation.

C'est un gain de temps pour vous au quotidien, et votre client appréciera ce service aux petits soins !

Après chaque réservation, votre client reçoit la facture ainsi que des rappels par email sur les informations de sa réservation (le lieu, l'heure de départ, l'heure de fin, le nombre de personnes).

Vos clients vous remercieront !

4 - Un planning qui vous simplifie la vie !

Un planning en ligne spécialisé dans la gestion des salles de réunion, offre une interface simple d'utilisation pour vous comme pour vos clients. Il vous permet d'intégrer vos règles de réservation (durée minimale de réservation, durée maximale de réservation, prix par créneau, prix maximum à la journée, politique d'annulation...) et de les appliquer. Fini les allers-retour par email ou par téléphone pour :

  • expliquer les règles de votre espace,
  • communiquer les disponibilités de vos salles,
  • ou encore obtenir le paiement de la réservation.

De plus, votre planning en ligne s'occupe d'envoyer automatiquement une confirmation et une facture à vos clients après chaque réservation. Ils reçoivent également un email de rappel 24h avant le début de leur réunion. Cela permet de réduire considérablement le taux d'annulation de dernière minute.

5 - Conservez précieusement les données de vos clients.

Un planning en ligne centralise l'ensemble des informations concernant vos clients et vos salles de réunion. Quels sont vos clients réguliers ? Quelles sont les salles de réunion les plus souvent réservées ? Quels jours de la semaine est le plus chargé ? À quelle heure devez-vous ouvrir ou fermer vos salles de réunion ?

Avoir accès à toutes ces informations vous permet d'optimiser le taux d'occupation de vos salles de réunion et de mieux répondre aux besoins de vos utilisateurs. Tout cela sans augmenter votre charge de travail et votre charge mentale !

Vous savez maintenant qu'un planning en ligne est là pour vous aider au quotidien. Il ne manque plus qu'à choisir celui qui est adapté à votre activité !

Chez Syncly nous avons conçu et développé un outil spécialisé pour les gestionnaires de salles de réunion. Il remplit l'ensemble des caractéristiques précédentes pour vous faciliter la vie :

👉 Mobilité : son interface responsive s'adapte à tous types d'écrans et vous permet de le consulter sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone.

👉 Simplifiez la communication avec les plateformes : la synchronisation vous permet de communiquer votre planning à ceux des plateformes de réservation de salles et ainsi de leur fournir en temps réel les disponibilités de vos salles.

👉 Gagnez du temps et réduisez les annulations de dernière minute : sa simplicité d'utilisation vous permet d'avoir accès aux informations rapidement et à vos clients de réserver vos salles de réunion en quelques clics.

👉 Un agenda qui vous simplifie la vie : sur votre espace administrateur, vous pouvez déterminer toutes les règles de réservation. Nous ajoutons régulièrement de nouvelles fonctionnalités en fonction des retours de nos clients.

👉 L'analyse de la performance de vos salles de réunion : vous aurez par la suite accès à des graphiques pour résumer votre activité sur la semaine, le mois ou l'année.

Pour plus d'informations rendez-vous sur Syncly

Recent Articles