February 7, 2021

La réservation instantanée : une manière simple d'augmenter le revenu de vos salles de réunion

planning en ligne gratuit pour gérer les salles de réunion

La réservation d'une salle de réunion est bien souvent un défi: remplir un formulaire pour demander les disponibilités, appel téléphonique pour valider la réservation, virement bancaire pour payer. Cela peut prendre quelques minutes voire plusieurs heures et un client sur deux renonce à aller au bout du processus, préférant se tourner vers des espaces qui proposent la réservation instantanée.

Les utilisateurs de salles de réunion s'attendent désormais à pouvoir réserver et payer leur réservation instantanément sur votre site internet. Le planning en ligne de vos salle doit donc suivre cette tendance : en 2019 les réservations instantanée pour les salles de réunion ont augmentées de 11% par rapport à 2018 pour représenter 48% du marché des salles réservées et ce phénomène s'accélère. Pourquoi ? Premièrement, parce que les réservations prennent quelques secondes en ligne, contre plusieurs minutes voire plusieurs heures par email ou par téléphone. Elles peuvent s’effectuer même lorsque l'espace est fermé ou lorsque le gérant est indisponible.

Deuxièmement, car plus de 90% des salles réservées le sont par des petits groupes de moins de 20 personnes. Ils s'attendent à trouver un service standard, présent dans toutes les salles de réunion (écran pour projeter, tableau blanc, wifi et des prises électriques) avec une prestation pouvant être réservée et payée directement en ligne. Contrairement au sur-mesure où vous devez passer du temps avec vos clients pour comprendre leur besoin, les utilisateurs de salles de réunion ont besoin de moins d'attention au moment de leur réservation.

Troisièmement la durée moyenne d'une réservation de salle de réunion a fortement diminué ces dernières années. Avant, les salles de réunion pouvaient être bloquées pour plusieurs jours afin de réaliser une session de formation d'une semaine par exemple. Dorénavant, les clients demandent plus de flexibilité. Ainsi, les réservations à l'heure ou à la journée ont augmentées de 5% en 2019 (par rapport à 2018) contre une baisse de 1% pour les réservations au-delà d'une journée.

Lorsque vos clients souhaite réserver une de vos salles de réunion ils s'attendent donc à pouvoir réserver instantanément et en toute autonomie directement sur votre site internet. Cela permet à vous ainsi qu'à votre client de gagner du temps pour chacune des réservations puisque :

  • le client a accès aux disponibilités des salles de réunion en temps réel sur votre site internet,
  • il sélectionne la durée dont il a besoin,
  • valide sa sélection et procède au paiement.

La mise en place d'un système automatisée de prise de réservation en ligne permet de vous adapter à la demande du marché, de toucher plus de client mais également de maitriser le coût de traitement des réservations. Alors qu'un même client pouvait vous bloquer une salle de réunion pour une semaine entière. Désormais, vous aurez pour une même semaine une dizaine de clients différents qui vont réserver des créneaux de quelques heures. Alors pour éviter une dégradation de votre rentabilité liée au coût de traitement des réservations, la mise en place de la réservation instantanée est une sécurité pour votre business.

Au vue de tous ces éléments, le marché de la réservation instantanée de la salle de réunion va continuer d'augmenter chaque année pour dépasser, à terme, celui de la réservation manuelle, faite par téléphone ou par email.

Si vous avez besoin d'aide dans la mise en place de cette fonctionnalité rendez-vous sur la page contact de 👉 Syncly

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