November 17, 2020

Eurodom a simplifié la gestion de ses salles de reunion

planning en ligne gratuit pour gérer les salles de réunion

Après avoir passé des années à gérer manuellement les réservations de ses salles de réunion sur un planning papier, Béatrice a décidé de mettre en place le logiciel Syncly afin que les nombreuses réservations de ses clients passent en validation directe sans qu'elle ait besoin d'intervenir.

"Depuis que j'utilise Syncly, mes salles de réunion sont réservées plus rapidement et tout est automatique."

Comment gériez-vous les demandes de réservation de vos salles de réunion avant Syncly ?

Avant d’utiliser Syncly, toutes les demandes de réservation se faisaient soit par téléphone, soit par email. Chaque demande validée était notée sur mon planning. Cela me prenait du temps avec un risque d'erreur.

Les clients font de plus en plus souvent des réservations de dernière minute, et lorsque je fermais mon centre d'affaires en fin de journée, chaque demande n'était traitée que le lendemain matin.

Donc si une demande de réservation était faite à 21:00 heure pour le lendemain matin 9:00 heure, je ne pouvais pas y répondre et je passais ainsi à côté de cette réservation ce qui représentait une perte de chiffre d'affaires pour mon entreprise.

Parfois, je me retrouvais avec des salles de réunion vides alors qu'elles auraient pu être occupées.

Je passais du temps à gérer manuellement les réservations de mes salles. La réservation automatique est un service appréciable pour moi et apprécié de mes clients. C'est un réel gain de temps pour chacun avec l'assurance d'un résultat optimal.

Pourquoi avoir choisi Syncly?

Depuis le confinement, mes clients ont de plus en plus besoin de flexibilité pour réserver mes salles de réunion. Ils veulent connaitre les disponibilités de mes salles en temps réel pour offrir des options de réservations à leurs clients et faire des réservations de dernière minute.

Avec mon planning papier, j'étais moins réactive.

Je peux configurer Syncly avec toutes mes règles de réservation : les durées minimale et maximale, le prix par créneau réservé, etc.

Mes clients sont maintenant totalement autonomes pour effectuer leurs réservations, et dans le respect des règles que j'ai pu paramétrer en amont depuis Syncly.

Comment s’est passé la prise en main de Syncly ?

J'ai commencé à utiliser à utiliser Syncly sur une première salle de réunion. La mise en place s’est très bien passée, j'en suis ravie.

Dans un premier temps l'équipe Syncly a tout configuré pour que je puisse tester le logiciel sur cette salle. J'ai pu très vite me rendre compte qu'il était simple d'utilisation, pour moi comme pour mes clients, et avec un design très soigné.

Ils ont également pris le temps de me montrer le fonctionnement de l'outil : je peux maintenant ajouter des espaces, créer des salles, publier mon calendrier, prendre des paiements, synchroniser mon calendrier avec les plateformes de location de salles avec lesquelles je travaille régulièrement (Neo-nomade, ChooseAndWork, Bird-Office...) etc.

Aujourd'hui je passe beaucoup moins de temps à traiter les demandes de réservation de mes clients, je peux donc me consacrer à d'autres tâches comme le développement commercial de mon espace ou encore l'accueil de mes clients.

Lorsque j'ai une question sur le fonctionnement de Syncly, l'équipe est très réactive. Elle répond toujours à mes appels et se déplace en cas de problème. Leur proximité et leur écoute sont très précieuses pour moi.

Quels sont les avantages à utiliser Syncly ?

C'est un logiciel facile et rapide à mettre en place, qui m'offre un réel confort à mon centre d'affaires sur le plan de la gestion des réservations de mes salles de réunion.

Il me permet de gagner du temps au quotidien en allégeant ma charge de travail.

Désormais je n'ai plus à me demander après chacune de mes absences, si un client m'a appelée ou envoyé un email pour faire une réservation. Les réservations sont présentes sur le logiciel que je consulte très régulièrement.

Si vous aussi vous voulez faire comme Eurodom cliquez ici 👉 Syncly

Béatrice Bedot

Gérante Eurodom

Béatrice a créé son centre d'affaires il y a 18 ans après avoir été auparavant directrice d'un autre centre d'affaires pendant 9 années. Avec l'explosion des services sur internet ces dernières années, la digitalisation des réservations de salles était devenue indispensable pour s'adapter et répondre aux nouveaux besoins de ses clients.

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