December 9, 2020

Comment aménager une salle de réunion ?

planning en ligne gratuit pour gérer les salles de réunion

La salle de réunion de plus en plus sollicitée avec l'avènement du télétravail, doit se digitaliser pour s'adapter aux besoins des utilisateurs.
Nous vous proposons  dans cet article les éléments à prendre en compte pour que vos clients puissent se réunir dans vos salles en toute tranquillité.

1- Commencez par déterminer la capacité maximale de votre salle de réunion

La salle de réunion est le lieu où, par définition, vos clients se réunissent, souvent pendant plusieurs heures. Il est important qu'ils aient l'espace nécessaire pour se sentir à l'aise et stimuler leur créativité.

Il existe différente manières d'agencer une salle de réunion: en conférence, en carré vide ou en U. Quelque soit l'option choisie, vous avez un espace minimum à respecter de 1,5 mètres carré par personne.  Par exemple, pour une salle de réunion de 10 personnes il faudra compter au minimum 15 mètres carrés pour que vos clients ne se sentent pas à l'étroit dans votre salle de réunion.

En respectant ce critère chacun de vos clients aura dans votre salles de réunion un espace de 70 centimètres carrés en position assises pour pouvoir travailler. Cela permet d'avoir sur son espace de travail, un ordinateur et le cas échéant des documents papiers sur lesquels travailler.

2- Votre salle de réunion doit proposer un système de visioconférence

Très peu d'entreprises échappent à la visioconférence. Elle est utilisée aussi bien pour une présentation produit, un recrutement, une réunion d'équipe, des formations, un coaching... Il est donc indispensable que votre salle en soit équipée.

Avant de pouvoir brancher une solution de visioconférence, votre salle de réunion doit être équipée au préalable d'un écran plat ou d'un vidéo projecteur. Les deux solutions sont adaptés à la mise en place de la visioconférence.

Après avoir installé le support de projection, il vous suffit simplement d'ajouter le système Meetup de Logitech pour proposer de la visioconférence à vos clients. L'appareil peut se fixer à votre mur ou s'accrocher simplement à votre téléviseur. La connexion entre l'appareil Logitech et l'ordinateur se fait avec un câble USB. Votre client peut ensuite relié son ordinateur à votre télévision (ou rétroprojecteur) avec un câble HDMI.

Pour avoir plus d'informations sur le fonctionnement de l'outil, je vous invite à regarder cette vidéo 👉 Meetup Logitech

3- Votre salle de réunion doit être adaptée pour des sessions de brainstorming

Le brainstorming a pour objectif de trouver des idées nouvelles lors d'une réunion, chacun émettant ses suggestions spontanément. Le tableau blanc est l'outil idéal pour ce type de session. Pendant la séance de travail, chacun des points importants est rapidement notées sur le tableau et une photo est prise avant d'être effacé.

Par sa simplicité d'utilisation et d'installation, c'est un outil présent dans la plupart des salles de réunion. Il est  essentiel que chacune de vos salles de réunion en soit équipée pour fidéliser vos clients.

4- Votre salle de réunion doit fournir un wifi haut débit

Les symptômes récurrents liés à l'utilisation d'un réseau wifi sont : les pertes de connexion pendant une visioconférence, l'obligation de redémarrer la box internet plusieurs fois par jour pour relancer le wifi ou pire encore une navigation lente lorsque votre salle de réunion est trop éloignée de la box internet.

Pour permettre à vos clients d'avoir une connexion stable et de bonne qualité pendant toute la durée de leur réunion il vous suffit :

  • d'avoir une offre pro à la fibre optique, de préférence chez Orange, leur service professionnel est très réactif en cas de panne. Lorsque votre immeuble n'est pas raccordée à la fibre optique vous pouvez toujours appeler SFR et voir si votre immeuble est raccordé à la fibre coaxial (installation faite à l'époque par l'entreprise Numericable),
  • et un routeur relié à votre box internet pour créer un réseau wifi qui offrira un meilleur débit, et une portée plus longue que la box de votre fournisseur d’accès à Internet

Aux États-Unis une étude portant sur 30 routeurs en a conclu que le meilleur modèle pour avoir un réseaux sans fil haut débit et pouvant supporter la connexion en simultané de plusieurs appareils est le TP-Link Archer AX50. Pour avoir plus de détail sur cette étude je vous laisse consulter l'article 👉 Les meilleurs routeurs WiFi.

5- Votre salle de réunion doit proposer la réservation instantanée

Les clients vous recherchent bien souvent sur internet afin d'avoir plus d'informations sur votre espace (horaires, adresse, disponibilité, prix, etc.). Une fois les informations obtenues ils s'attendent à réserver une salle en quelques clics, même lorsque votre espace est fermé.

Cela permet à vos clients :

  • de gagner du temps en obtenant une réponse instantanée à leur demande,
  • de réduire le risque d'erreur et de malentendus,
  • de réserver sans avoir besoin d'appeler ou d'envoyer un email,
  • d'obtenir des rappels sur les informations de leurs réservations,

Pour  permettre à vos client de réserver une salle de réunion directement sur votre site internet vous pouvez :

  • soit faire appel à une agence. Il s'agit d'un investissement financier important (entre 5000€ et 10000€) sur plusieurs mois (entre 6 mois et 1 an)
  • soit souscrire à un abonnement logiciel. La mise en place peut se faire en quelques heures sur votre site internet au prix d'un abonnement classique (environ 30€ /mois).

Parmi les logiciels spécialisés dans la gestion de salles de réunion vous pouvez consulter celui proposer par 👉 Syncly



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